Искате ли да знаете как да пишете бизнес имейл като професионалист?

Замисляли ли сте се защо имейлите, съставени от топ инфлуенсъри и маркетолози, се радват на огромен брой кликвания?

Какво е необходимо, за да създадете наистина успешен имейл, който вашата целева аудитория или бизнес партньори с нетърпение да искат да прочетат?

Какво да направите, за да направите вашите имейли по-добри и по-привлекателни?

За щастие, дори и да знаете малко за писането на професионални имейли, лесно можете да се научите. Истината е, че няма естествено родени писатели, маркетолози или копирайтъри. Всички те са усвоили този занаят чрез процеса на постоянно учене и практика.

Готината новина е, че и вие можете да го направите!

Нека да започнем днес с четене и прилагане на тези лесни хакове и съвети.

Искате ли да откриете как да пишете бизнес имейл като професионалист? Нека да започнем днес с четене и прилагане на тези лесни хакове и съвети. Кликни и сподели в Twitter

Как да напишем професионални бизнес имейли в 5 прости стъпки

Първото нещо, което трябва да имате предвид, е, че бизнес имейлите имат специална структура и етикет, които трябва да следвате. Правилната структура е много важна, ако искате да поддържате бизнес имейлите си ефективни, ясни, кратки и актуални.

Как изглежда успешната структура?

Изпълнете тези 5 стъпки, за да се възползвате максимално от нея:

1. Започнете имейла си с поздрав. Можете да го направите по няколко начина в зависимост от ситуацията и адресата.
2. Продължете с приятен комплимент. Благодарете на вашия читател.
3. Изяснете причината, поради която му пишете.
4. Включете в писмото си призив за действие.
5. Завършете имейла си със заключително съобщение и подпис.

Ето някои примери за добри имейли:

Пример №1:

Уважаеми господин Иванов,

Благодарим Ви за проявения интерес към нашия нов софтуер за управление на съдържанието. Нашият маркетинг специалист ще се свърже с вас скоро. Той ще ви обясни любезно всички характеристики на продукта и ще отговори на всички ваши въпроси. Моля, уведомете ни кое време ще бъде най-удобно за вас.

Благодаря ви отново за запитването.

Най-сърдечни поздрави,

Мария Стоянова

Заместник търговски директор

Амрилия ООД

Пример №2:

Уважаеми господин Дамянов,

Благодарим ви, че се регистрирахте в нашата платформа!

За да ви помогнем да разберете по-добре дали това е правилно решение за вашата компания, можем да насрочим кратък телефонен разговор, ако нямате нищо против. Ще се радвам да науча повече за вашите предстоящи инициативи и вашата компания.

Кога ще можете да се свържете с нас? 

Благодаря ви за отделеното време и внимание.

С най-добри пожелания,

Славка Василева

Пример №3:

Уважаеми господин Георгиев,

Благодарим ви, че завършихте процеса на кандидатстване.

Трябва да получите отделен имейл с подробности за вашия акаунт скоро.

Моля, също така не забравяйте да добавите „example@gmail.com“ към контактите си, за да сте сигурни, че получавате всички актуализации и известия от нашата платформа.

И искам да ви поздравя с: „Добре дошли!“ Искрено се надявам да се възползвате максимално от нашите ресурси.

Моля, не се колебайте да се свържете с нас по всяко време, ако имате въпроси. Благодаря!

С уважение,

Маргарита Попова

Основни правила за етикет за писане на бизнес имейл, които трябва да знаете

Следващото важно нещо, което трябва да използвате в своя полза, е имейл етикетът.

Нека да споделя 9 бързи съвета с вас, които ще ви помогнат лесно да създавате страхотни бизнес имейли.

• Определете целта на писането.

Тя трябва да бъде ясна и конкретна. Имайте го предвид, докато създавате съобщението си. Уведомете читателите за причината, поради която им пишете възможно най-скоро.

• Съсредоточете се върху едно нещо в писмото си.

Не поставяйте твърде много информация в писмото си, тъй като може да е наистина предизвикателство за получателя да прочете всичко. Никой не обича да чете дълги и разхвърляни съобщения. Повечето хора вероятно ще затворят имейла, ако видят дълъг текст.

• Отнасяйте се към читателите си с емпатия.

Отнасяйте се към читателите си по начина, по който искате хората да се отнасят с вас. Всеки път, когато съставяте писмо, го прочетете от гледна точка на получателя и направете корекции, ако е необходимо. След като напишете изречение, запитайте се дали то ще бъде привлекателно за читателя. Какво ще помисли или почувства читателят, след като го прочете? Ще ви хареса ли, ако получите същото съобщение от някой друг? Мислете за читателите си като за хора.

• Поддържайте въведението на имейла си възможно най-кратко.

Ако нямат възможност бързо да получат идеята за съобщението от темата или въведението, това може да стане досадно за хората, които ще го прочетат. Винаги се придържайте към темата и отидете бързо на нея. Ценете времето и вниманието на вашите читатели.

• Придържайте се към правилото за 5 изречения,

измислено от Гай Кавасаки. Този известен и успешен предприемач казва следното:

„Правилният имейл е баланс между учтивост и краткост“

Как да напиша бизнес имейл като професионалист Кликни и сподели в Twitter

Това означава, че страхотният имейл трябва да бъде баланс между дълго съобщение и твърде кратко, неясно писмо. Ако използвате повече от 5 изречения, това ще бъде истинска загуба на време за получателя. Ако използвате по-малко от 5 изречения, има вероятност читателят да не ви разбере правилно. Приложете това правило за 5-те изречения и вижте как ще се увеличи броят на отговорите, които ще получите.

• Подберете кратки думи и напишете кратки изречения. Уважавайте читателите си и им помогнете да спестят времето си като четат писма от вас. Според проучването, проведено от McKinsey Global Institute, хората отделят 13 часа от времето си за управление на имейли всяка седмица. Това наистина е огромен брой часове! Това е още една причина да поддържате писмата си кратки и уместни.
• Използвайте опцията Reply to all, само когато това е наистина необходимо. Преди да натиснете този бутон, задайте си тези въпроси: „Трябва ли всеки да чете този имейл?“, „Ще бъде ли полезен за всички получатели?“
• Избягвайте жаргона и неформалния стил на писане. Това може да развали образа, който създавате в очите на вашите бизнес партньори или получатели на имейлите ви. Какво друго? Не забравяйте да изключите от писмото си емотикони, цветни фонове и цветни шрифтове. Много важно е да се съобразите с това, ако искате да изградите силни и дълготрайни бизнес отношения.
• Избягвайте страдателен залог в съобщението си.

“Never use the passive where you can use the active.” —George Orwell. Кликни и сподели в Twitter

Страдателният залог може лесно да развали писмото ви. Така че, преди да го изпратите, не забравяйте да пренапишете всички изречения, които са в  страдателен залог. Според съвети на много професионални писатели трябва да използвате деятелен залог там, където е възможно. Това ще направи вашето съобщение гладко и лесно за четене. (Пример за това е “Презентацията беше направена от Джон Джонс” срещу “Джон Джонс направи презентацията”. Нали разбирате разликата?

Други важни съвети, които да имате предвид, когато създавате професионален бизнес имейл.

• Създайте хубаво, ясно и ангажиращо заглавие, тъй като това е много важно.

Всъщност, заглавието може да направи или провали цялото ви съобщение. Трябва да приковете вниманието на вашите читатели с помощта на наистина ангажиращо заглавие. Чудесен начин да направите това е да споменете нещо за тяхната фирма, отдел, титла или работа. Дръжте заглавието кратко. Опитайте се да използвате прилагателни, за да го направите по-привлекателно и примамливо.

• Направете така, че подписът ви да работи за вас.

Уверете се, че сте го включили във всеки имейл. За да спестите време, проверете настройките на вашата електронна поща и създайте страхотен подпис, който ще бъде добавен автоматично към всяко изпратено от вас писмо. Всички основни имейл програми поддържат тази опция. Как трябва да изглежда хубавия подпис? Обърнете внимание на подредбата, дизайна и съдържанието на подписа. Той трябва да включва вашето име, фамилия, позиция, лого на вашата компания (то трябва да е малко и добре изглеждащо) и няколко връзки към профилите ви в социалните медии (Facebook и LinkedIn работят добре за бизнес имейли).

• Прочетете и редактирайте правилно имейла си.

Финалните щрихи са много важни. Уверете се, че елиминирате всички ненужни думи от писмото си, за да е ясен и лесен за четене. Отначало може да ви се стори прекомерно да промените навиците си за писане на имейли и да се придържате към всички съвети, споменати по-горе. Ако обаче отделите време и започнете да прилагате поне някои от тях, ще видите подобренията в кореспонденцията си.

• Отговаряйте бързо.

Не отлагайте написването на отговори, тъй като това може да има отрицателно въздействие върху вашия имидж. Проверявайте входящата си поща редовно, но не твърде често. Не позволявайте това да се превърне в разсейващ фактор и убиец на производителността. Например няма смисъл да проверявате имейла си повече от 2 пъти на ден. Разбира се, това може да зависи от ситуацията. Въпреки това, като цяло, това ще бъде чудесен вариант, тъй като ще можете да спестите много време за други важни дейности. Ако видите писма, които се нуждаят от незабавен отговор, отговорете на тях веднага.

• За да бъде всичко по-лесно, опитайте удобни имейл приложения като Alto, Postbox, Elasticemail и т.н. Можете да опитате и да изберете какво работи най-добре за вас.

Надявам се, че тези хакове ще ви помогнат да реагирате по-ефективно и бързо на писането на бизнес имейли. Може би вие също имате някои страхотни съвети по тази тема. Ще се радвам да ги видя във вашите коментари.

А ако искате някой да ви помогне в писането на вашите бизнес имейли и бюлетини, както и в написване на имейли за вашите маркетингови кампании, предлагаме Копирайтинг / Писане на имейли за провеждане на имейл кампания

 Вижте и другите услуги за копирайтинг.